Dokumentacja medyczna

Zasady przechowywania, udostępniania i dostarczania dokumentacji medycznej

I. Przechowywanie dokumentacji medycznej.

Szpital Czerniakowski sp. z o. o. przechowuje dokumentację medyczną zgodnie z ustawą przez okres 20 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu, z wyjątkiem:

  1. dokumentacji medycznej w przypadku zgonu pacjenta na skutek uszkodzenia ciała lub zatrucia, która jest przechowywana przez okres 30 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpił zgon,
  2. dokumentacji medycznej zawierającej dane niezbędne do monitorowania losów krwi i jej składników, która jest przechowywana przez okres 30 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu,
  3. zdjęć rentgenowskich przechowywanych poza dokumentacją medyczną pacjenta, które są przechowywane przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym wykonano zdjęcie,
  4. skierowań na badania lub zleceń lekarza, które są przechowywane przez okres:
    1. 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym udzielono świadczenia zdrowotnego będącego przedmiotem skierowania lub zlecenia lekarza,
    2. 2 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym wystawiono skierowanie – w przypadku gdy świadczenie zdrowotne nie zostało udzielone z powodu niezgłoszenia się pacjenta w ustalonym terminie, chyba że pacjent odebrał skierowanie,
    3. dokumentacji medycznej dotyczącej dzieci do ukończenia 2. roku życia, która jest przechowywana przez okres 22 lat.

Po upływie okresów wymienionych powyżej Szpital Czerniakowski sp. z o. o. za zgodą Archiwum Państwowego w Warszawie niszczy dokumentację medyczną w sposób uniemożliwiający identyfikację pacjenta, którego dotyczyła. Dokumentacja medyczna przeznaczona do zniszczenia może być wydana pacjentowi, jego przedstawicielowi ustawowemu lub osobie upoważnionej przez pacjenta.

Po upływie okresów wymienionych powyżej do postępowania z dokumentacją medyczną będącą materiałem archiwalnym w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 217 ze zm.), stosuje się przepisy wydane na podstawie art. 5 ust. 2 i 2b tej ustawy.

II. Udostępnianie dokumentacji medycznej.

Pacjent ma prawo do dostępu do dokumentacji medycznej dotyczącej jego stanu zdrowia oraz udzielonych mu świadczeń zdrowotnych. Dane zawarte w dokumentacji medycznej podlegają ochronie prawnej.

 

V. Procedura udostępniania dokumentacji medycznej

  1. W celu uzyskania dokumentacji medycznej pacjent, jego przedstawiciel ustawowy, lub osoba upoważniona przez pacjenta, może złożyć w dowolnej formie wniosek o udostępnienie dokumentacji medycznej. Dla ułatwienia Szpital Czerniakowski sp. z o.o. udostępnia wzór formularza „Wniosek o wydanie dokumentacji medycznej”.
  2. W przypadku wniosku w formie ustnej, pracownik Szpitala Czerniakowskiego sp. z o.o. który go otrzymał zobowiązany jest do:
    • zebrania informacji niezbędnych do realizacji wniosku, sporządzenia notatki służbowej z zaistniałego zdarzenia oraz do niezwłocznego przekazania jej do Archiwum Zakładowego i Dokumentacji Medycznej, lub
    • pokierowania wnioskodawcy do Archiwum Zakładowego i Dokumentacji Medycznej w celu doprecyzowania zakresu żądania.
  3. Wzór wniosku dostępny jest w:
    • wersji papierowej w Archiwum Zakładowym i Dokumentacji Medycznej, mieszczącym się w budynku administracyjnym przy ul. Stępińskiej 19/25 w Warszawie (pokój nr 104)
    • wersji elektronicznej na stronie Internetowej Szpitala Czerniakowskiego Sp. z o.o. w zakładce: https://szpitalczerniakowski.waw.pl/dla-pacjenta/formularze/
  4. Czytelnie wypełniony wniosek należy złożyć w:
    • Archiwum Zakładowym i Dokumentacji Medycznej, mieszczącym się w budynku administracyjnym przy ul. Stępińskiej 19/25 w Warszawie (pokój nr 104) otwartym w dni robocze od poniedziałku do piątku w godzinach 800-1000, lub
    • Kancelarii mieszczącej się mieszczącej się w budynku administracyjnym przy ul. Stępińskiej 19/25 w Warszawie (pokój nr 106), otwartej w dni robocze od poniedziałku do piątku w godzinach 700-130.
  5. Czytelnie wypełniony wniosek można również przesłać na adres:
    • poczta elektroniczna: archiwum@szpitalczerniakowski.waw.pl (w przypadku przesłania wniosku niepodpisanego kwalifikowanym podpisem, możliwy jest wyłącznie osobisty odbiór dokumentacji medycznej), lub
    • poczta tradycyjna: Szpital Czerniakowski sp. z o.o. ul. Stępińska 19/25, 00-739 Warszawa (w przypadku wniosku przesłanego pocztą tradycyjną, dokumentacja medyczna zostanie wysyłana na adres zamieszczony w historii choroby, możliwy jest również osobisty odbiór).
  6. Wnioski w formie ustnej przyjmowane są w godzinach 800-1000 przez pracowników Archiwum Zakładowego i Dokumentacji Medycznej jak również pod nr tel. (22) 318 62 87 – w godz. 730-1330.
  7. Termin realizacji wniosku:
    • bez zbędnej zwłoki,
    • w uzasadnionym przypadku okres realizacji może zostać wydłużony.
  8. Kopie dokumentacji medycznej przygotowuje komórka organizacyjna, która jest w posiadaniu owej dokumentacji.
  9. Odpis, wyciąg, wydruk przygotowuje komórka organizacyjna, która wytworzyła daną dokumentację medyczną.
  10. Wydanie dokumentacji medycznej w przypadku odbioru osobistego realizuje Archiwum Zakładowe i Dokumentacji Medycznej mieszczące się w budynku administracji przy ul. Stępińskiej 19/25 w Warszawie, otwartym w dni robocze od poniedziałku do piątku w godzinach 730-1330 (pokój nr 104).
    • Archiwum Zakładowym i Dokumentacji Medycznej przyjmuje opłatę za wydanie dokumentacji medycznej i wystawia paragon stanowiący potwierdzenie przyjęcia płatności (płatność wyłącznie gotówką),
    • wydanie dokumentacji medycznej nastąpi wyłącznie po okazaniu dokumentu potwierdzającego tożsamość,
    • wymagane jest osobiste potwierdzenie odbioru.
  11. Wysłanie dokumentacji medycznej w przypadku wybrania opcji przesyłki listem poleconym za zaliczeniem pocztowym:
    • płatność na konto: 16 1020 1055 0000 9802 0024 2271 (Bank PKO BP SA)
    • przesłanie kopii potwierdzenia przelewu na adres: email: archiwum@szpitalczerniakowski.waw.pl
    • wysyłka na adres wskazany we wniosku, następuje po otrzymaniu kopii potwierdzenia przelewu.
  12. Wysłanie dokumentacji medycznej w przypadku przesyłki opcja płatność przy odbiorze:
    • wysyłka na adres wskazany we wniosku,
    • płatność przy odbiorze.

VI. Procedura udostępniania dokumentacji medycznej w trakcie pobytu pacjenta w Szpitalu

  1. W celu uzyskania dokumentacji medycznej pacjent, jego przedstawiciel ustawowy, lub osoba upoważniona przez pacjenta, może złożyć w dowolnej formie wniosek o udostępnienie dokumentacji medycznej. Dla ułatwienia Szpital Czerniakowski sp. z o.o. udostępnia wzór formularza „Wniosek o wydanie dokumentacji medycznej”.
  2. Wzór wniosku dostępny jest w:
  3. Czytelnie wypełniony wniosek należy złożyć:
    • w Sekretariacie Oddziału na którym przebywa pacjent, lub
    • u lekarza Dyżurnego.
  4. Wnioski w formie ustnej przyjmowane są na Oddziale przez całą dobę 7 dni w tygodniu, przez wyznaczonych do realizacji tego zadania pracowników.
  5. Termin realizacji wniosku:
    • bez zbędnej zwłoki,
    • w uzasadnionym przypadku okres realizacji może zostać wydłużony.
  6. Za udostępnienie dokumentacji medycznej odpowiedzialny jest Oddział, na którym przebywa pacjent.
  7. Oddział nie pobiera opłaty za udostępnienie dokumentacji medycznej.
  8. Informacja o zrealizowanym wniosku przekazywana jest bez zbędnej zwłoki do Archiwum Zakładowego i Dokumentacji Medycznej.
  9. Ordynatorzy Oddziałów odpowiedzialni są za nadzór nad zgodnym z prawem udostępnianiu dokumentacji medycznej w kierowanym przez siebie Oddziale.
  1. Dokumentacja medyczna udostępniana jest zgodnie z ustawą:
    • pacjentowi,
    • przedstawicielowi ustawowemu pacjenta,
    • osobie upoważnionej przez pacjenta.
  2. Po śmierci pacjenta dokumentacja medyczna jest udostępniana zgodnie z ustawą:
    • osobie upoważnionej przez pacjenta za życia,
    • osobie, która w chwili zgonu pacjenta była jego przedstawicielem ustawowym.
    • osobie bliskiej zmarłego pod warunkiem braku sprzeciwu innej osoby bliskiej bądź sprzeciwu zmarłego wyrażonego jeszcze za życia, wzór oświadczenia dostępny jest w:
      • Archiwum Zakładowym i Dokumentacji Medycznej, mieszczącym się w budynku administracyjnym przy ul. Stępińskiej 19/25 w Warszawie (pokój nr 104)
      • wersji elektronicznej na stronie Internetowej Szpitala Czerniakowskiego Sp. z o.o. w zakładce: https://szpitalczerniakowski.waw.pl/dla-pacjenta/formularze/

III. Forma udostępnienia dokumentacji

  1. Dokumentacja medyczna jest udostępniana:
    • do wglądu:
      • w tym także do baz danych w zakresie ochrony zdrowia, w miejscu udzielania świadczeń zdrowotnych lub w Archiwum Zakładowym i Dokumentacji Medycznej (z wyłączeniem medycznych czynności ratunkowych),
      • z zapewnieniem pacjentowi lub innym uprawnionym organom lub podmiotom możliwości sporządzenia notatek lub zdjęć,
    • przez sporządzenie jej wyciągu, odpisu, kopii lub wydruku;
    • przez wydanie oryginału za potwierdzeniem odbioru i z zastrzeżeniem zwrotu po wykorzystaniu, na żądanie organów władzy publicznej albo sądów powszechnych, a także w przypadku gdy zwłoka w wydaniu dokumentacji mogłaby spowodować zagrożenie życia lub zdrowia pacjenta;
    • za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, o ile jest to technicznie możliwe oraz zagwarantowane zostanie bezpieczeństwo przesyłanych danych;
    • na informatycznym nośniku danych.
  2. Zdjęcia rentgenowskie wykonane na kliszy, przechowywane przez podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych, są udostępniane za potwierdzeniem odbioru i z zastrzeżeniem zwrotu po wykorzystaniu.
  3. Dokumentacja medyczna prowadzona w postaci papierowej może być udostępniona przez sporządzenie kopii w formie odwzorowania cyfrowego (skanu) o ile jest to technicznie możliwe, a następnie przekazana w sposób wskazany przez pacjenta lub inny uprawniony organ lub podmiot, jeżeli przewiduje to regulamin organizacyjny:
    • za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej;
    • na informatycznym nośniku danych.

IV. Opłaty za udostępnienie dokumentacji medycznej

  1. Za udostępnienie dokumentacji medycznej Szpital Czerniakowski sp. z o. o. pobiera następujące opłaty:
    Usługa Opłata za udostępnienie dokumentacji medycznej
    Jedna strona wyciągu albo odpisu 10,66 zł***
    jedna strona kopii (potwierdzonej za zgodność z oryginałem) albo wydruku (potwierdzonego za zgodność z dokumentacją w postaci elektronicznej) 0,37 zł***
    udostępnienie dokumentacji medycznej na informatycznym nośniku danych 2,13 zł***
    * przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w poprzednim kwartale (w I kwartale 2019 r. wyniosło 4 950,94 zł)
    ** podane ceny zawierają podatek VAT
    *** opłaty nie pobiera się w przypadku udostępnienia dokumentacji medycznej:
    1. pacjentowi albo jego przedstawicielowi ustawowemu po raz pierwszy w żądanym zakresie,
    2. w związku z postępowaniem przed wojewódzką komisją do spraw orzekania o zdarzeniach medycznych,
    3. Agencji Oceny Technologii Medycznych i Taryfikacji oraz Agencji Badań Medycznych.
  2. Za wysłanie dokumentacji medycznej Szpital Czerniakowski Sp. z o.o. pobiera opłatę:
    Usługa Opłata
    Przesyłka dokumentacji medycznej za zaliczeniem pocztowym / płatność przy odbiorze Według cennika Urzędu Pocztowego

 

V. Procedura udostępniania dokumentacji medycznej

  1. W celu uzyskania dokumentacji medycznej pacjent, jego przedstawiciel ustawowy, lub osoba upoważniona przez pacjenta, może złożyć w dowolnej formie wniosek o udostępnienie dokumentacji medycznej. Dla ułatwienia Szpital Czerniakowski sp. z o.o. udostępnia wzór formularza „Wniosek o wydanie dokumentacji medycznej”.
  2. W przypadku wniosku w formie ustnej, pracownik Szpitala Czerniakowskiego sp. z o.o. który go otrzymał zobowiązany jest do:
    • zebrania informacji niezbędnych do realizacji wniosku, sporządzenia notatki służbowej z zaistniałego zdarzenia oraz do niezwłocznego przekazania jej do Archiwum Zakładowego i Dokumentacji Medycznej, lub
    • pokierowania wnioskodawcy do Archiwum Zakładowego i Dokumentacji Medycznej w celu doprecyzowania zakresu żądania.
  3. Wzór wniosku dostępny jest w:
    • wersji papierowej w Archiwum Zakładowym i Dokumentacji Medycznej, mieszczącym się w budynku administracyjnym przy ul. Stępińskiej 19/25 w Warszawie (pokój nr 104)
    • wersji elektronicznej na stronie Internetowej Szpitala Czerniakowskiego Sp. z o.o. w zakładce: https://szpitalczerniakowski.waw.pl/dla-pacjenta/formularze/
  4. Czytelnie wypełniony wniosek należy złożyć w:
    • Archiwum Zakładowym i Dokumentacji Medycznej, mieszczącym się w budynku administracyjnym przy ul. Stępińskiej 19/25 w Warszawie (pokój nr 104) otwartym w dni robocze od poniedziałku do piątku w godzinach 800-1000, lub
    • Kancelarii mieszczącej się mieszczącej się w budynku administracyjnym przy ul. Stępińskiej 19/25 w Warszawie (pokój nr 106), otwartej w dni robocze od poniedziałku do piątku w godzinach 700-130.
  5. Czytelnie wypełniony wniosek można również przesłać na adres:
    • poczta elektroniczna: archiwum@szpitalczerniakowski.waw.pl (w przypadku przesłania wniosku niepodpisanego kwalifikowanym podpisem, możliwy jest wyłącznie osobisty odbiór dokumentacji medycznej), lub
    • poczta tradycyjna: Szpital Czerniakowski sp. z o.o. ul. Stępińska 19/25, 00-739 Warszawa (w przypadku wniosku przesłanego pocztą tradycyjną, dokumentacja medyczna zostanie wysyłana na adres zamieszczony w historii choroby, możliwy jest również osobisty odbiór).
  6. Wnioski w formie ustnej przyjmowane są w godzinach 800-1000 przez pracowników Archiwum Zakładowego i Dokumentacji Medycznej jak również pod nr tel. (22) 318 62 87 – w godz. 730-1330.
  7. Termin realizacji wniosku:
    • bez zbędnej zwłoki,
    • w uzasadnionym przypadku okres realizacji może zostać wydłużony.
  8. Kopie dokumentacji medycznej przygotowuje komórka organizacyjna, która jest w posiadaniu owej dokumentacji.
  9. Odpis, wyciąg, wydruk przygotowuje komórka organizacyjna, która wytworzyła daną dokumentację medyczną.
  10. Wydanie dokumentacji medycznej w przypadku odbioru osobistego realizuje Archiwum Zakładowe i Dokumentacji Medycznej mieszczące się w budynku administracji przy ul. Stępińskiej 19/25 w Warszawie, otwartym w dni robocze od poniedziałku do piątku w godzinach 730-1330 (pokój nr 104).
    • Archiwum Zakładowym i Dokumentacji Medycznej przyjmuje opłatę za wydanie dokumentacji medycznej i wystawia paragon stanowiący potwierdzenie przyjęcia płatności (płatność wyłącznie gotówką),
    • wydanie dokumentacji medycznej nastąpi wyłącznie po okazaniu dokumentu potwierdzającego tożsamość,
    • wymagane jest osobiste potwierdzenie odbioru.
  11. Wysłanie dokumentacji medycznej w przypadku wybrania opcji przesyłki listem poleconym za zaliczeniem pocztowym:
    • płatność na konto: 16 1020 1055 0000 9802 0024 2271 (Bank PKO BP SA)
    • przesłanie kopii potwierdzenia przelewu na adres: email: archiwum@szpitalczerniakowski.waw.pl
    • wysyłka na adres wskazany we wniosku, następuje po otrzymaniu kopii potwierdzenia przelewu.
  12. Wysłanie dokumentacji medycznej w przypadku przesyłki opcja płatność przy odbiorze:
    • wysyłka na adres wskazany we wniosku,
    • płatność przy odbiorze.

VI. Procedura udostępniania dokumentacji medycznej w trakcie pobytu pacjenta w Szpitalu

  1. W celu uzyskania dokumentacji medycznej pacjent, jego przedstawiciel ustawowy, lub osoba upoważniona przez pacjenta, może złożyć w dowolnej formie wniosek o udostępnienie dokumentacji medycznej. Dla ułatwienia Szpital Czerniakowski sp. z o.o. udostępnia wzór formularza „Wniosek o wydanie dokumentacji medycznej”.
  2. Wzór wniosku dostępny jest w:
  3. Czytelnie wypełniony wniosek należy złożyć:
    • w Sekretariacie Oddziału na którym przebywa pacjent, lub
    • u lekarza Dyżurnego.
  4. Wnioski w formie ustnej przyjmowane są na Oddziale przez całą dobę 7 dni w tygodniu, przez wyznaczonych do realizacji tego zadania pracowników.
  5. Termin realizacji wniosku:
    • bez zbędnej zwłoki,
    • w uzasadnionym przypadku okres realizacji może zostać wydłużony.
  6. Za udostępnienie dokumentacji medycznej odpowiedzialny jest Oddział, na którym przebywa pacjent.
  7. Oddział nie pobiera opłaty za udostępnienie dokumentacji medycznej.
  8. Informacja o zrealizowanym wniosku przekazywana jest bez zbędnej zwłoki do Archiwum Zakładowego i Dokumentacji Medycznej.
  9. Ordynatorzy Oddziałów odpowiedzialni są za nadzór nad zgodnym z prawem udostępnianiu dokumentacji medycznej w kierowanym przez siebie Oddziale.

Załączniki

Opublikowano 22 grudnia 2018, 16:41 przez admin

Ostatnia modyfikacja przez Jacek Pszonka