Zasady przechowywania, udostępniania i dostarczania dokumentacji medycznej
I. Przechowywanie dokumentacji medycznej.
Szpital Czerniakowski sp. z o. o. przechowuje dokumentację medyczną zgodnie z ustawą przez okres 20 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu, z wyjątkiem:
- dokumentacji medycznej w przypadku zgonu pacjenta na skutek uszkodzenia ciała lub zatrucia, która jest przechowywana przez okres 30 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpił zgon,
- dokumentacji medycznej zawierającej dane niezbędne do monitorowania losów krwi i jej składników, która jest przechowywana przez okres 30 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu,
- zdjęć rentgenowskich przechowywanych poza dokumentacją medyczną pacjenta, które są przechowywane przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym wykonano zdjęcie,
- skierowań na badania lub zleceń lekarza, które są przechowywane przez okres:
- 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym udzielono świadczenia zdrowotnego będącego przedmiotem skierowania lub zlecenia lekarza,
- 2 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym wystawiono skierowanie – w przypadku gdy świadczenie zdrowotne nie zostało udzielone z powodu niezgłoszenia się pacjenta w ustalonym terminie, chyba że pacjent odebrał skierowanie,
- dokumentacji medycznej dotyczącej dzieci do ukończenia 2. roku życia, która jest przechowywana przez okres 22 lat.
Po upływie okresów wymienionych powyżej Szpital Czerniakowski sp. z o. o. za zgodą Archiwum Państwowego w Warszawie niszczy dokumentację medyczną w sposób uniemożliwiający identyfikację pacjenta, którego dotyczyła. Dokumentacja medyczna przeznaczona do zniszczenia może być wydana pacjentowi, jego przedstawicielowi ustawowemu lub osobie upoważnionej przez pacjenta.
Po upływie okresów wymienionych powyżej do postępowania z dokumentacją medyczną będącą materiałem archiwalnym w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 217 ze zm.), stosuje się przepisy wydane na podstawie art. 5 ust. 2 i 2b tej ustawy.
II. Udostępnianie dokumentacji medycznej.
Pacjent ma prawo do dostępu do dokumentacji medycznej dotyczącej jego stanu zdrowia oraz udzielonych mu świadczeń zdrowotnych. Dane zawarte w dokumentacji medycznej podlegają ochronie prawnej.
V. Procedura udostępniania dokumentacji medycznej
- W celu uzyskania dokumentacji medycznej pacjent, jego przedstawiciel ustawowy, lub osoba upoważniona przez pacjenta, może złożyć w dowolnej formie wniosek o udostępnienie dokumentacji medycznej. Dla ułatwienia Szpital Czerniakowski sp. z o.o. udostępnia wzór formularza „Wniosek o wydanie dokumentacji medycznej”.
- W przypadku wniosku w formie ustnej, pracownik Szpitala Czerniakowskiego sp. z o.o. który go otrzymał zobowiązany jest do:
- zebrania informacji niezbędnych do realizacji wniosku, sporządzenia notatki służbowej z zaistniałego zdarzenia oraz do niezwłocznego przekazania jej do Archiwum Zakładowego i Dokumentacji Medycznej, lub
- pokierowania wnioskodawcy do Archiwum Zakładowego i Dokumentacji Medycznej w celu doprecyzowania zakresu żądania.
- Wzór wniosku dostępny jest w:
- wersji papierowej w Archiwum Zakładowym i Dokumentacji Medycznej, mieszczącym się w budynku administracyjnym przy ul. Stępińskiej 19/25 w Warszawie (pokój nr 104)
- wersji elektronicznej na stronie Internetowej Szpitala Czerniakowskiego Sp. z o.o. w zakładce: https://szpitalczerniakowski.waw.pl/dla-pacjenta/formularze/
- Czytelnie wypełniony wniosek należy złożyć w:
- Archiwum Zakładowym i Dokumentacji Medycznej, mieszczącym się w budynku administracyjnym przy ul. Stępińskiej 19/25 w Warszawie (pokój nr 104) otwartym w dni robocze od poniedziałku do piątku w godzinach 800-1000, lub
- Kancelarii mieszczącej się mieszczącej się w budynku administracyjnym przy ul. Stępińskiej 19/25 w Warszawie (pokój nr 106), otwartej w dni robocze od poniedziałku do piątku w godzinach 700-130.
- Czytelnie wypełniony wniosek można również przesłać na adres:
- poczta elektroniczna: archiwum@szpitalczerniakowski.waw.pl (w przypadku przesłania wniosku niepodpisanego kwalifikowanym podpisem, możliwy jest wyłącznie osobisty odbiór dokumentacji medycznej), lub
- poczta tradycyjna: Szpital Czerniakowski sp. z o.o. ul. Stępińska 19/25, 00-739 Warszawa (w przypadku wniosku przesłanego pocztą tradycyjną, dokumentacja medyczna zostanie wysyłana na adres zamieszczony w historii choroby, możliwy jest również osobisty odbiór).
- Wnioski w formie ustnej przyjmowane są w godzinach 800-1000 przez pracowników Archiwum Zakładowego i Dokumentacji Medycznej jak również pod nr tel. (22) 318 62 87 – w godz. 730-1330.
- Termin realizacji wniosku:
- bez zbędnej zwłoki,
- w uzasadnionym przypadku okres realizacji może zostać wydłużony.
- Kopie dokumentacji medycznej przygotowuje komórka organizacyjna, która jest w posiadaniu owej dokumentacji.
- Odpis, wyciąg, wydruk przygotowuje komórka organizacyjna, która wytworzyła daną dokumentację medyczną.
- Wydanie dokumentacji medycznej w przypadku odbioru osobistego realizuje Archiwum Zakładowe i Dokumentacji Medycznej mieszczące się w budynku administracji przy ul. Stępińskiej 19/25 w Warszawie, otwartym w dni robocze od poniedziałku do piątku w godzinach 730-1330 (pokój nr 104).
- Archiwum Zakładowym i Dokumentacji Medycznej przyjmuje opłatę za wydanie dokumentacji medycznej i wystawia paragon stanowiący potwierdzenie przyjęcia płatności (płatność wyłącznie gotówką),
- wydanie dokumentacji medycznej nastąpi wyłącznie po okazaniu dokumentu potwierdzającego tożsamość,
- wymagane jest osobiste potwierdzenie odbioru.
- Wysłanie dokumentacji medycznej w przypadku wybrania opcji przesyłki listem poleconym za zaliczeniem pocztowym:
- płatność na konto: 16 1020 1055 0000 9802 0024 2271 (Bank PKO BP SA)
- przesłanie kopii potwierdzenia przelewu na adres: email: archiwum@szpitalczerniakowski.waw.pl
- wysyłka na adres wskazany we wniosku, następuje po otrzymaniu kopii potwierdzenia przelewu.
- Wysłanie dokumentacji medycznej w przypadku przesyłki opcja płatność przy odbiorze:
- wysyłka na adres wskazany we wniosku,
- płatność przy odbiorze.
VI. Procedura udostępniania dokumentacji medycznej w trakcie pobytu pacjenta w Szpitalu
- W celu uzyskania dokumentacji medycznej pacjent, jego przedstawiciel ustawowy, lub osoba upoważniona przez pacjenta, może złożyć w dowolnej formie wniosek o udostępnienie dokumentacji medycznej. Dla ułatwienia Szpital Czerniakowski sp. z o.o. udostępnia wzór formularza „Wniosek o wydanie dokumentacji medycznej”.
- Wzór wniosku dostępny jest w:
- wersji papierowej w Oddziale, na którym przebywa pacjent,
- wersji elektronicznej na stronie Internetowej Szpitala Czerniakowskiego Sp. z o.o. w zakładce: https://szpitalczerniakowski.waw.pl/dla-pacjenta/formularze/
- Czytelnie wypełniony wniosek należy złożyć:
- w Sekretariacie Oddziału na którym przebywa pacjent, lub
- u lekarza Dyżurnego.
- Wnioski w formie ustnej przyjmowane są na Oddziale przez całą dobę 7 dni w tygodniu, przez wyznaczonych do realizacji tego zadania pracowników.
- Termin realizacji wniosku:
- bez zbędnej zwłoki,
- w uzasadnionym przypadku okres realizacji może zostać wydłużony.
- Za udostępnienie dokumentacji medycznej odpowiedzialny jest Oddział, na którym przebywa pacjent.
- Oddział nie pobiera opłaty za udostępnienie dokumentacji medycznej.
- Informacja o zrealizowanym wniosku przekazywana jest bez zbędnej zwłoki do Archiwum Zakładowego i Dokumentacji Medycznej.
- Ordynatorzy Oddziałów odpowiedzialni są za nadzór nad zgodnym z prawem udostępnianiu dokumentacji medycznej w kierowanym przez siebie Oddziale.
- Dokumentacja medyczna udostępniana jest zgodnie z ustawą:
- pacjentowi,
- przedstawicielowi ustawowemu pacjenta,
- osobie upoważnionej przez pacjenta.
- Po śmierci pacjenta dokumentacja medyczna jest udostępniana zgodnie z ustawą:
- osobie upoważnionej przez pacjenta za życia,
- osobie, która w chwili zgonu pacjenta była jego przedstawicielem ustawowym.
- osobie bliskiej zmarłego pod warunkiem braku sprzeciwu innej osoby bliskiej bądź sprzeciwu zmarłego wyrażonego jeszcze za życia, wzór oświadczenia dostępny jest w:
- Archiwum Zakładowym i Dokumentacji Medycznej, mieszczącym się w budynku administracyjnym przy ul. Stępińskiej 19/25 w Warszawie (pokój nr 104)
- wersji elektronicznej na stronie Internetowej Szpitala Czerniakowskiego Sp. z o.o. w zakładce: https://szpitalczerniakowski.waw.pl/dla-pacjenta/formularze/
III. Forma udostępnienia dokumentacji
- Dokumentacja medyczna jest udostępniana:
- do wglądu:
- w tym także do baz danych w zakresie ochrony zdrowia, w miejscu udzielania świadczeń zdrowotnych lub w Archiwum Zakładowym i Dokumentacji Medycznej (z wyłączeniem medycznych czynności ratunkowych),
- z zapewnieniem pacjentowi lub innym uprawnionym organom lub podmiotom możliwości sporządzenia notatek lub zdjęć,
- przez sporządzenie jej wyciągu, odpisu, kopii lub wydruku;
- przez wydanie oryginału za potwierdzeniem odbioru i z zastrzeżeniem zwrotu po wykorzystaniu, na żądanie organów władzy publicznej albo sądów powszechnych, a także w przypadku gdy zwłoka w wydaniu dokumentacji mogłaby spowodować zagrożenie życia lub zdrowia pacjenta;
- za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, o ile jest to technicznie możliwe oraz zagwarantowane zostanie bezpieczeństwo przesyłanych danych;
- na informatycznym nośniku danych.
- do wglądu:
- Zdjęcia rentgenowskie wykonane na kliszy, przechowywane przez podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych, są udostępniane za potwierdzeniem odbioru i z zastrzeżeniem zwrotu po wykorzystaniu.
- Dokumentacja medyczna prowadzona w postaci papierowej może być udostępniona przez sporządzenie kopii w formie odwzorowania cyfrowego (skanu) o ile jest to technicznie możliwe, a następnie przekazana w sposób wskazany przez pacjenta lub inny uprawniony organ lub podmiot, jeżeli przewiduje to regulamin organizacyjny:
- za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej;
- na informatycznym nośniku danych.
IV. Opłaty za udostępnienie dokumentacji medycznej
- Za udostępnienie dokumentacji medycznej Szpital Czerniakowski sp. z o. o. pobiera następujące opłaty:
Usługa Opłata za udostępnienie dokumentacji medycznej Jedna strona wyciągu albo odpisu 10,66 zł*** jedna strona kopii (potwierdzonej za zgodność z oryginałem) albo wydruku (potwierdzonego za zgodność z dokumentacją w postaci elektronicznej) 0,37 zł*** udostępnienie dokumentacji medycznej na informatycznym nośniku danych 2,13 zł*** * przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w poprzednim kwartale (w I kwartale 2019 r. wyniosło 4 950,94 zł)
** podane ceny zawierają podatek VAT
*** opłaty nie pobiera się w przypadku udostępnienia dokumentacji medycznej:- pacjentowi albo jego przedstawicielowi ustawowemu po raz pierwszy w żądanym zakresie,
- w związku z postępowaniem przed wojewódzką komisją do spraw orzekania o zdarzeniach medycznych,
- Agencji Oceny Technologii Medycznych i Taryfikacji oraz Agencji Badań Medycznych.
- Za wysłanie dokumentacji medycznej Szpital Czerniakowski Sp. z o.o. pobiera opłatę:
Usługa Opłata Przesyłka dokumentacji medycznej za zaliczeniem pocztowym / płatność przy odbiorze Według cennika Urzędu Pocztowego
V. Procedura udostępniania dokumentacji medycznej
- W celu uzyskania dokumentacji medycznej pacjent, jego przedstawiciel ustawowy, lub osoba upoważniona przez pacjenta, może złożyć w dowolnej formie wniosek o udostępnienie dokumentacji medycznej. Dla ułatwienia Szpital Czerniakowski sp. z o.o. udostępnia wzór formularza „Wniosek o wydanie dokumentacji medycznej”.
- W przypadku wniosku w formie ustnej, pracownik Szpitala Czerniakowskiego sp. z o.o. który go otrzymał zobowiązany jest do:
- zebrania informacji niezbędnych do realizacji wniosku, sporządzenia notatki służbowej z zaistniałego zdarzenia oraz do niezwłocznego przekazania jej do Archiwum Zakładowego i Dokumentacji Medycznej, lub
- pokierowania wnioskodawcy do Archiwum Zakładowego i Dokumentacji Medycznej w celu doprecyzowania zakresu żądania.
- Wzór wniosku dostępny jest w:
- wersji papierowej w Archiwum Zakładowym i Dokumentacji Medycznej, mieszczącym się w budynku administracyjnym przy ul. Stępińskiej 19/25 w Warszawie (pokój nr 104)
- wersji elektronicznej na stronie Internetowej Szpitala Czerniakowskiego Sp. z o.o. w zakładce: https://szpitalczerniakowski.waw.pl/dla-pacjenta/formularze/
- Czytelnie wypełniony wniosek należy złożyć w:
- Archiwum Zakładowym i Dokumentacji Medycznej, mieszczącym się w budynku administracyjnym przy ul. Stępińskiej 19/25 w Warszawie (pokój nr 104) otwartym w dni robocze od poniedziałku do piątku w godzinach 800-1000, lub
- Kancelarii mieszczącej się mieszczącej się w budynku administracyjnym przy ul. Stępińskiej 19/25 w Warszawie (pokój nr 106), otwartej w dni robocze od poniedziałku do piątku w godzinach 700-130.
- Czytelnie wypełniony wniosek można również przesłać na adres:
- poczta elektroniczna: archiwum@szpitalczerniakowski.waw.pl (w przypadku przesłania wniosku niepodpisanego kwalifikowanym podpisem, możliwy jest wyłącznie osobisty odbiór dokumentacji medycznej), lub
- poczta tradycyjna: Szpital Czerniakowski sp. z o.o. ul. Stępińska 19/25, 00-739 Warszawa (w przypadku wniosku przesłanego pocztą tradycyjną, dokumentacja medyczna zostanie wysyłana na adres zamieszczony w historii choroby, możliwy jest również osobisty odbiór).
- Wnioski w formie ustnej przyjmowane są w godzinach 800-1000 przez pracowników Archiwum Zakładowego i Dokumentacji Medycznej jak również pod nr tel. (22) 318 62 87 – w godz. 730-1330.
- Termin realizacji wniosku:
- bez zbędnej zwłoki,
- w uzasadnionym przypadku okres realizacji może zostać wydłużony.
- Kopie dokumentacji medycznej przygotowuje komórka organizacyjna, która jest w posiadaniu owej dokumentacji.
- Odpis, wyciąg, wydruk przygotowuje komórka organizacyjna, która wytworzyła daną dokumentację medyczną.
- Wydanie dokumentacji medycznej w przypadku odbioru osobistego realizuje Archiwum Zakładowe i Dokumentacji Medycznej mieszczące się w budynku administracji przy ul. Stępińskiej 19/25 w Warszawie, otwartym w dni robocze od poniedziałku do piątku w godzinach 730-1330 (pokój nr 104).
- Archiwum Zakładowym i Dokumentacji Medycznej przyjmuje opłatę za wydanie dokumentacji medycznej i wystawia paragon stanowiący potwierdzenie przyjęcia płatności (płatność wyłącznie gotówką),
- wydanie dokumentacji medycznej nastąpi wyłącznie po okazaniu dokumentu potwierdzającego tożsamość,
- wymagane jest osobiste potwierdzenie odbioru.
- Wysłanie dokumentacji medycznej w przypadku wybrania opcji przesyłki listem poleconym za zaliczeniem pocztowym:
- płatność na konto: 16 1020 1055 0000 9802 0024 2271 (Bank PKO BP SA)
- przesłanie kopii potwierdzenia przelewu na adres: email: archiwum@szpitalczerniakowski.waw.pl
- wysyłka na adres wskazany we wniosku, następuje po otrzymaniu kopii potwierdzenia przelewu.
- Wysłanie dokumentacji medycznej w przypadku przesyłki opcja płatność przy odbiorze:
- wysyłka na adres wskazany we wniosku,
- płatność przy odbiorze.
VI. Procedura udostępniania dokumentacji medycznej w trakcie pobytu pacjenta w Szpitalu
- W celu uzyskania dokumentacji medycznej pacjent, jego przedstawiciel ustawowy, lub osoba upoważniona przez pacjenta, może złożyć w dowolnej formie wniosek o udostępnienie dokumentacji medycznej. Dla ułatwienia Szpital Czerniakowski sp. z o.o. udostępnia wzór formularza „Wniosek o wydanie dokumentacji medycznej”.
- Wzór wniosku dostępny jest w:
- wersji papierowej w Oddziale, na którym przebywa pacjent,
- wersji elektronicznej na stronie Internetowej Szpitala Czerniakowskiego Sp. z o.o. w zakładce: https://szpitalczerniakowski.waw.pl/dla-pacjenta/formularze/
- Czytelnie wypełniony wniosek należy złożyć:
- w Sekretariacie Oddziału na którym przebywa pacjent, lub
- u lekarza Dyżurnego.
- Wnioski w formie ustnej przyjmowane są na Oddziale przez całą dobę 7 dni w tygodniu, przez wyznaczonych do realizacji tego zadania pracowników.
- Termin realizacji wniosku:
- bez zbędnej zwłoki,
- w uzasadnionym przypadku okres realizacji może zostać wydłużony.
- Za udostępnienie dokumentacji medycznej odpowiedzialny jest Oddział, na którym przebywa pacjent.
- Oddział nie pobiera opłaty za udostępnienie dokumentacji medycznej.
- Informacja o zrealizowanym wniosku przekazywana jest bez zbędnej zwłoki do Archiwum Zakładowego i Dokumentacji Medycznej.
- Ordynatorzy Oddziałów odpowiedzialni są za nadzór nad zgodnym z prawem udostępnianiu dokumentacji medycznej w kierowanym przez siebie Oddziale.
